Treffer weiterleiten

Sie können einen Link auf das Dokument weiterleiten. Die Person, an die Sie den Link weiterleiten, kann das Dokument nur anzeigen, wenn sie die entsprechenden Rechte hat.

1. Öffnen Sie das Menü für das Dokument.

2. Klicken Sie auf Weiterleiten.

3. Über Ihr E-Mail-Programm wird eine neue E-Mail erstellt, die den Link enthält.

Treffer in Zwischenablage kopieren

Sie können den Link auf das Dokument in die Zwischenablage kopieren. Diese Option ist nur bei einer HTTPS-Verbindung verfügbar.

1. Öffnen Sie das Menü für das Dokument.

2. Klicken Sie auf In Zwischenablage kopieren.

3. Der Link wird in die Zwischenablage kopiert.

Treffer favorisieren

Sie können ein Dokument favorisieren.

• Das Dokument wird im Dashboard unter Meine favorisierten Dokumente angezeigt.

• Wenn das Dokument bei einer erneuten Suche gefunden wird, ist es in der Trefferliste als Favorit markiert.

Sie können nur Dokumenttypen favorisieren, für die der Administrator diese Funktion konfiguriert hat.

1. Öffnen Sie das Menü für das Dokument.

2. Klicken Sie auf Favorisieren.

3. Das Dokument wird im Dashboard als letztes Dokument unter Meine favorisierten Dokumente angezeigt.

Suchanfrage speichern

Sie können die Suchanfrage speichern, für die gerade die Trefferliste angezeigt wird. Die gespeicherten Suchanfragen werden im Dashboard angezeigt.

So speichern Sie Suchanfragen:

1. Klicken Sie oberhalb der Trefferliste auf .

2. Klicken Sie unter Aktionen auf Suche speichern.

3. Die Suchanfrage wird gespeichert. Sie können sie vom Dashboard aus erneut durchführen.

Suchanfrage teilen

Sie können eine Suchanfrage teilen, in dem Sie einen Link auf die Suchanfrage versenden oder den Link in die Zwischenablage kopieren. Im Link sind alle Einstellungen enthalten, die Sie beim Arbeiten mit der Trefferliste gemacht haben, z. B. die Filter, die Sie gesetzt haben.
Die Person, an die Sie den Link weiterleiten, sieht die Trefferliste so, wie sie Sie sehen. Ausnahme sind die Dokumente, für die die Person keine Rechte hat.

So versenden Sie Suchanfragen:

1. Klicken Sie oberhalb der Trefferliste auf .

2. Klicken Sie unter Aktionen bei Suchanfrage teilen auf die gewünschte Aktion:

   • : Über Ihr E-Mail-Programm wird eine neue E-Mail erstellt, die den Link auf die Suchanfrage enthält.

   • : Der Link wird in die Zwischenablage kopiert. Diese Option ist nur bei einer HTTPS-Verbindung verfügbar.

Labels vergeben (optional)

Sie können einem Treffer ein oder mehrere Labels zuordnen. Diese Labels sehen alle anderen Benutzer, die Zugriff auf das Dokument haben. Je nach Konfiguration können Sie freie Labels vergeben oder aus einer vorkonfigurierten Liste für eine Labelkategorie ein oder mehrere Labels wählen. Bei Labelkategorien, für die es Übersetzungen in andere Sprachen gibt, sehen Sie die Labelkategorie in der Anzeigesprache.

1. Klicken Sie auf Keine oder auf die bereits vorhandenen Labels.

2. Geben Sie das Label ein oder wählen Sie es aus der Liste. Ungültige oder zu lange Eingaben sind entsprechend gekennzeichnet.

3. Bestätigen Sie mit der Eingabe-Taste.

Labels für mehrere Treffer gleichzeitig vergeben oder löschen (Expertenfunktion)

Als Experte können Sie allen oder ausgewählten Treffern in der Trefferliste gleichzeitig ein Label zuordnen oder ein Label löschen.

Warnung: Bei großen Trefferlisten kann dieser Vorgang sehr viel Zeit in Anspruch nehmen.

1. Falls Sie nur einzelne Treffer ändern möchten, markieren Sie die, denen Sie ein Label zuordnen möchten. Klicken Sie dazu für den Treffer auf das Symbol:
   Markieren

2. Sie können auch alle Treffer gleichzeitig markieren. Klicken Sie dazu oberhalb der Trefferliste auf und dann auf Alle sichtbaren Treffer auswählen.

3. Klicken Sie oberhalb der Trefferliste auf und dann auf Labels bearbeiten.

4. Wählen Sie, ob Sie ein Label hinzufügen oder löschen möchten.

5. Geben Sie unter Labels ein freies Label ein oder wählen Sie ein vorkonfiguriertes Label aus. Wenn die Labelkategorie mehrere Werte zulässt, können Sie auch mehrere Labels gleichzeitig zuordnen.

6. Wählen Sie, auf welche Treffer Sie die Aktion anwenden möchten. Wenn Sie Alle Ergebnisse auswählen, kann der Vorgang sehr viel Zeit in Anspruch nehmen.

7. Klicken Sie auf Anwenden.

8. Der Status wird angezeigt. Schließen Sie das Fenster mit Schließen oder mit Schließen & Ergebnisliste aktualisieren.

Trefferliste exportieren (Expertenfunktion)

Als Experte können Sie die Trefferliste als CSV-Datei exportieren. Dabei können Sie definieren, welche Treffer und welche Felder exportiert werden.

Warnung: Bei großen Trefferlisten kann dieser Vorgang sehr viel Zeit in Anspruch nehmen.

1. Falls Sie nur einzelne Treffer exportieren möchten, markieren Sie die zu exportierenden Treffer. Klicken Sie dazu für den Treffer auf das Symbol:
   Markieren

2. Sie können auch alle Treffer gleichzeitig markieren. Klicken Sie dazu oberhalb der Trefferliste auf und dann auf Alle sichtbaren Treffer auswählen.

3. Klicken Sie oberhalb der Trefferliste auf und dann auf Trefferliste als CSV exportieren.

4. Markieren Sie Felder, die Sie nicht exportieren möchten, in der Liste. Drücken Sie die Strg-Taste, um mehrere Felder gleichzeitig mit der Maus zu markieren.

5. Schieben Sie die auszuschließenden Felder mit dem Pfeil in das Feld Nicht exportierte Felder.

6. Verwenden Sie für einen Export nach Excel als Trennzeichen ein Semikolon.

7. Wählen Sie, welche Treffer Sie exportieren möchten: Sichtbare, Ausgewählte, Alle. Alternativ können Sie einen Bereich definieren. Geben Sie die Position des ersten Treffers und die Anzahl der Treffer ein.

8. Klicken Sie auf Exportieren.